문서 OCR로 인사서류 자동화한 사례
왜 인사문서 자동화가 필요한가?
인사 업무는 단순한 행정 처리가 아닙니다. 인재의 정보를 정확하게 수집하고, 안정적으로 시스템에 등록하며, 민감한 정보를 보관해야 하는 복잡한 과정을 포함하고 있죠.
하지만 현실은 각종 인사 서류(근로계약서, 졸업증명서, 자격증, 주민등록등본 등)는 형식이 제각각이고, 여전히 사람이 직접 보고, 직접 입력하고 있으며 오탈자, 누락, 입력 지연 등 문제는 반복됩니다.
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이번 글에서는 한국딥러닝이 지원한 DEEP OCR+ 솔루션을 통해, 실제 인사서류 자동화를 구현한 O기업의 사례를 소개합니다.
이를 통해 문서 OCR이 어떻게 인사 데이터의 정확성과 업무 효율을 동시에 개선하고, 수기 입력에서 벗어난 실질적인 HR 혁신을 이끄는지 살펴보겠습니다.
O기업의 페인 포인트: 반복되는 수작업과 데이터 오류
O기업은 전사 인사문서 처리 자동화를 검토하게 되었습니다. 연간 수천 건의 서류를 다루는 이 기업은 다음과 같은 문제에 직면해 있었습니다.
1️⃣ 문서 수기 입력 업무
근로계약서, 졸업증명서, 성적증명서, 자격증, 등본, 가족관계증명서 등 10종 이상의 서류
각각 포맷이 다르며, 담당자가 내용을 육안으로 확인 후 수기로 전산 입력
문서당 평균 3~5분 소요 × 연간 수천 건 → 막대한 인력 소모
2️⃣ 입력 오류 및 데이터 품질 문제
필드 누락, 오탈자, 오기재로 인한 인사 데이터 불일치
감사나 인사 고충 처리 시, 정확하지 않은 정보로 업무 신뢰성 저하
3️⃣ 시스템 연동 부재
입력 결과를 사내 인사시스템에 다시 등록하기 위한 엑셀 양식 수작업 변환
한 번 더 입력하거나 매핑 오류가 발생하는 이중 작업 구조
이러한 반복적이고 오류 가능성이 높은 업무 환경을 개선하고자, 해당 기업은 문서 OCR 기반 자동화 솔루션 도입을 본격적으로 검토하게 되었습니다.
해결 방안: DEEP OCR+ 기반 인사서류 자동화 시스템
✅ 비정형 인사서류 자동 인식 및 핵심 정보 추출
공공기관 발급 문서, 대학별 졸업증명서, 다양한 형식의 자격증 등 포맷이 제각각인 인사서류들을 AI 기반 OCR 기술로 자동 인식합니다.
문서에서 이름, 생년월일, 학위명, 자격명, 발급기관, 발급일자 등 주요 항목을 실시간으로 추출하며, 문서의 시각적 구조(표, 문단, 구획)와 언어적 의미를 동시에 해석해 기존 OCR보다 정확도와 범용성이 크게 향상되었습니다.
✅ Non-Training AI로 학습 없이 즉시 사용 가능
DEEP OCR+는 도입 전에 별도 문서 학습 없이도 바로 적용할 수 있는 비학습형 AI 모델입니다.
신규 문서 유형이나 변경된 서식에도 유연하게 대응하며, 초기 구축 후에도 별도 튜닝 없이 유지보수 비용이 절감됩니다.
✅ 시스템 연동형 + 엑셀 자동화형, 두 가지 방식 제공
사내 인사시스템 연동형: 추출된 정보는 API를 통해 인사 시스템에 자동 등록되어 기존 전산 시스템과 무리 없이 통합됩니다.
엑셀 자동화형: 시스템 연동이 어려운 경우에도, 지정된 템플릿 형식의 엑셀 파일로
결과를 자동 출력해 수기 입력을 대체할 수 있습니다.
✅ 레이아웃 분석 및 필드 정규화
단순한 텍스트 추출을 넘어, 문서 내 표/단락/주석 등의 시각 요소를 픽셀 단위로 분석해 문서 전체의 구조를 파악합니다.
이를 통해 각 항목이 어떤 필드를 의미하는지 자동으로 정규화하여, 시스템에 등록될 때 필드 누락이나 잘못된 매핑을 최소화할 수 있습니다.
✅ 확장 가능한 구조로 다양한 문서 적용 가능
DEEP OCR+는 JSON, XML, CSV 등 다양한 출력 포맷을 제공하며, 향후 다른 문서 영역(예: 계약서, 급여명세서 등)으로도 손쉽게 확장 적용이 가능합니다.
이처럼, DEEP OCR+는 단순한 문서 인식 수준을 넘어 실제 인사 시스템에 반영 가능한 고정밀 자동화 구조를 제공합니다. 수작업과 오류를 줄이고, 인사 데이터의 품질과 활용도를 동시에 높이는 해법입니다.
솔루션 도입 후 변화
1️⃣ 수작업 입력 시간 90% 이상 단축
DEEP OCR+ 도입으로 평균 문서 처리 시간이 5분에서 30초로 단축되었습니다.
연간 수천 건의 문서를 처리하는 과정에서 약 300시간 이상의 업무 시간을 절약할 수 있었고, 이는 인사담당자의 업무 효율과 시간 여유를 크게 높이는 데 기여했습니다.
2️⃣ 데이터 정확성과 감사 대응력 향상
기존 OCR 대비 94% 이상의 인식 정밀도를 확보하면서, 문서 입력 과정에서 발생하던 오탈자나 필드 누락 문제가 현저히 줄어들었습니다.
그 결과 인사시스템 내 데이터 신뢰도가 높아졌고, 외부 감사나 내규 검토 시에도 정확하게 대응할 수 있게 되었습니다.
3️⃣ 반복 업무 감소로 인사팀 피로도 해소
단순 입력, 엑셀 정리, 데이터 매핑 등 반복성 높은 업무가 자동화되면서 인사팀은 채용 전략 수립, 교육 체계 개선, 조직문화 기획 등 핵심 업무에 집중할 수 있는 여건을 마련했습니다.
업무 몰입도가 높아지고, 인사팀의 전반적인 업무 만족도도 향상되었습니다.
기술 작동 원리: DEEP OCR+는 어떻게 작동하나?
DEEP OCR+는 단순한 문자 인식 기술을 넘어, 문서 구조 이해 → 필드 추출 → 실시간 전송까지 완결된 자동화 체계를 제공합니다.
1️⃣ 문서 구조 인식
DEEP OCR+는 단어 단위가 아닌 픽셀 단위로 문서를 분석해 표, 구획, 주석, 단락 등 시각적 요소를 정확하게 인식합니다.
졸업증명서나 주민등록등본처럼 레이아웃이 정형화되어 있지 않은 문서도 전체 구조를 인식한 뒤 필드를 구분합니다.
2️⃣ NLP 기반 필드 추론 및 정규화
자연어처리(NLP) 기반 기술로 문서 내 문장을 이해하고, ‘성명’, ‘이름’, ‘Name’처럼 표현이 다양한 항목도 하나의 필드로 정규화해 통합 처리합니다.
이를 통해 시스템 필드와 정확히 일치하는 데이터 입력이 가능해집니다.
3️⃣ 실시간 시스템 연동 및 다채로운 포맷 지원
OCR 결과는 JSON, XML, CSV 등 다양한 포맷으로 변환 가능하며, 사내 인사시스템(ERP, HRM 등)과 API 연동을 통해 자동 등록됩니다.
또한 클라우드 및 온프레미스 환경 모두에 대응 가능해 보안이 중요한 기업도 유연하게 도입할 수 있습니다.
이처럼 DEEP OCR+는 단순 인식에서 그치지 않고, 기업 실무에 바로 쓸 수 있는 데이터 자동화를 실현합니다.
FAQ – 자주 묻는 질문
Q1. 다양한 문서 형식에도 인식률이 높은가요?
네. DEEP OCR+는 고정 서식뿐만 아니라 공공기관 양식, 수기로 스캔된 서류, 학교/자격기관별 문서 등 비정형 문서에도 평균 94% 이상의 인식 정확도를 기록합니다. 학습 없이도 대응 가능한 Non-Training 구조입니다.
Q2. 시스템 연동이 안 되는 환경에서도 쓸 수 있나요?
가능합니다. 사내 인사시스템과 연동이 어려운 경우, 지정된 양식의 엑셀 파일로 결과를 자동 정리해드립니다.
중소기업, 비IT 환경의 인사팀도 즉시 도입 가능한 구조입니다.
Q3. 개인정보 보호나 보안은 어떻게 처리되나요?
OCR 과정은 내부 전용 서버 또는 폐쇄망 환경에서도 수행 가능하며, 모든 출력값은 암호화 저장 및 접근권한 통제가 적용됩니다. 민감정보(주민등록번호 등)는 자동 마스킹도 설정할 수 있습니다.
Q4. 구축 비용이 부담되지는 않나요?
도입 범위(문서 종류, 시스템 연동 여부 등)에 따라 커스터마이징되며, 클라우드형의 경우 초기 도입 비용이 거의 없이 월 구독 형태로 운영 가능합니다. 엑셀 기반 경량 패키지는 중소기업에도 적합합니다.
인사 문서 자동화, 지금 시작할 때입니다
이 사례에서 보듯, 문서 자동화는 단순한 편의 기능이 아닙니다 사람이 직접 입력하던 반복 업무를 없애고, 인사 데이터를 정확하고 신속하게 처리해 조직 전체의 운영 효율성을 높이는 전략적 전환입니다.
DEEP OCR+는 다양한 문서 형식에 강하고, 시스템 연동 여부에 따라 API형 / 엑셀형 두 가지 도입 방식을 모두 지원합니다. 복잡한 인사서류를 자동으로 읽고, 추출하고, 정리하는 AI 기술이 이제는 인사팀의 새로운 일상이 되고 있습니다.
지금이 바로, 실무자 중심의 문서 자동화 전환을 시작할 때입니다.
본 내용은 다수의 유사 프로젝트 수행 경험을 바탕으로, 한국딥러닝 솔루션의 실제 적용 방식을 재구성한 예시입니다. 산업별 맞춤형 AI 적용 가능성을 확인해보세요.
