AI OCR로 전사 문서 자동화 성공한 사례
문서 자동화, 왜 기업에 필수일까?
대기업부터 중견·중소기업까지, AI OCR(Optical Character Recognition) 도입이 가속화되고 있습니다. 각종 계약서·세금 계산서·발주서·인사 서류 등을 디지털화해 문자 정보를 추출하면, 데이터 입력과 분류, 보관을 자동화할 수 있기 때문이죠.
OCR 관련 키워드 인기
OCR 솔루션 도입
RPA(프로세스 자동화)
전자문서 관리 시스템(DMS)
문서 인식률 및 정확도
종이 문서 디지털 전환
이번 글에서는 한국딥러닝이 지원한 AI OCR 솔루션으로 대량 문서를 자동화한 B기업 사례를 살펴봅니다. 부서 간 문서 처리 시간을 절감하고, 인적 오류를 획기적으로 줄인 노하우를 확인해 보세요.
B기업의 페인 포인트: 대량 서류, 수작업 공정, 커뮤니케이션 지연
B기업은 국내외 여러 법인을 운영하며, 매일 수백 건의 계약서·세금 계산서·발주서를 다루고 있었습니다. 그러나 기존 수작업 프로세스에서 다음과 같은 문제가 발생했습니다.
1️⃣ 서류 분류·입력에 많은 인력 소모
계약서, 인보이스, 세금 계산서 등 형태가 다양한 문서를 수작업으로 분류하고 스캔한 뒤, Excel 또는 ERP 시스템에 직접 입력하느라 인건비와 시간이 과다하게 투입되었습니다.
2️⃣ 오탈자와 입력 오류
사람이 일일이 숫자·계약 내용을 입력하다 보니 오탈자가 발생하거나, 세금 계산서 금액을 잘못 기입해 정산 오류가 생기는 등 문제가 잦았습니다.
3️⃣ 부서 간 협업 지연
문서가 늦게 등록되거나 누락되면, 재무·회계·영업 부서 간 커뮤니케이션이 지연되었습니다.
서류를 찾으려고 여러 폴더와 이메일을 뒤져야 하는 일이 빈번해, 업무 효율이 떨어졌습니다.
이에 B기업은 한국딥러닝의 AI OCR 솔루션과 RPA(프로세스 자동화)를 결합한 전사 문서 자동화 프로젝트를 추진하게 됩니다.
해결 방안: AI OCR + RPA + 전자문서 관리
✅ AI OCR 엔진 도입
다양한 문서 형식 자동 인식
스캔본 PDF, 이미지 형태의 계약서, 세금 계산서, 영문/한글 혼합 문서를 AI OCR이 처리해 텍스트를 추출합니다.
딥러닝 기반 인식 기술로 폰트, 해상도 차이에도 안정적인 정확도를 보장합니다.
문서 레이아웃 분석
단순 문장 인식뿐만 아니라, 테이블 구조와 필수 항목(세금 계산서 발행 날짜, 금액, 사업자등록번호 등)을 자동으로 파악해 메타데이터로 정리합니다.
✅ RPA 프로세스 자동화
데이터 입력 작업 대체
OCR에서 추출된 텍스트(계약 금액, 거래처명, 발주 번호 등)를 ERP, 그룹웨어, 회계 시스템에 RPA 봇이 자동 입력합니다.
재무부서, 회계부서가 별도로 중복 입력할 필요 없이 원클릭으로 처리가 가능합니다.
파일명 규칙화 & 폴더 구조 자동 관리
문서의 제목·발행일·프로젝트명 등을 활용해 일괄 파일명을 생성하고, 부서별 또는 프로젝트별 폴더에 자동 분류해 저장합니다.
전사적으로 문서 검색과 열람이 쉬워지고, 사내 문서 규정도 한층 체계화됩니다.
✅ 전자문서 관리 시스템(DMS) 연동
문서 검색 효율 향상
추출된 텍스트를 바탕으로 키워드 검색, 문서 본문 검색이 가능해져, 과거 문서나 특정 계약 내용을 즉시 확인할 수 있습니다.
권한 설정 & 감사 추적
부서·직급에 따라 문서 접근 권한을 세분화해, 민감 정보(계약 단가, 거래처 내부 정보 등)를 안전하게 관리합니다.
문서 열람·수정 이력이 기록되어, 회계감사나 내부 감사 시 신뢰도가 높아집니다.
솔루션 도입 후 변화
1️⃣ 문서 처리 시간 50% 단축
ERP 입력 등 반복 작업을 RPA가 대신해주고, OCR가 자동 분류를 해 주어, 문서 처리 속도가 크게 향상되었습니다.
영업·재무부서 모두 담당 인원들의 업무량이 현저히 줄고, 업무 효율이 높아졌습니다.
2️⃣ 오류율 감소 & 정확도 향상
AI OCR이 숫자와 텍스트를 정확하게 추출하고, RPA 봇이 여러 시스템에 동일한 정보를 자동 입력해 오탈자가 거의 없어졌습니다.
계약 금액이나 세금 계산서 수치를 잘못 기입하는 사례가 사라져, 사내 회계 마감도 빨라졌습니다.
3️⃣ 부서 간 협업 개선
문서 등록이 실시간으로 이뤄지고, 전자문서 관리 시스템에서 누구나 필요한 서류를 쉽게 검색·열람할 수 있습니다.
영업팀-회계팀 간 이슈가 빠르게 해결되어, 고객 응대 속도가 높아지고 클레임도 줄었습니다.
4️⃣ 데이터 기반 경영 강화
과거 문서를 일일이 뒤질 필요 없이 빅데이터로 축적되므로, 발주 트렌드·계약 단가 변동 등을 분석해 경영 의사결정에 활용할 수 있습니다.
향후 딥러닝 모델을 추가 적용해 부정 거래나 이상 패턴을 조기 탐지하는 기능도 검토 중입니다.
AI OCR의 작동 원리와 강점
딥러닝 문자 인식
전통적인 OCR 알고리즘에 딥러닝을 결합해, 다양한 폰트·해상도·배경 색상에서도 높은 인식률을 구현합니다.
한국어, 영어, 숫자, 기호 등이 혼합된 문서도 안정적으로 처리 가능하며, 필요 시 다른 언어 모델도 추가 가능합니다.
문서 양식 학습
B기업에서 자주 사용하는 세금 계산서, 계약서 양식을 AI가 학습해, 표나 구역별 항목을 자동 인식합니다.
일정 양식이 없는 비정형 문서라도 키워드, 레이아웃을 통해 필요한 정보를 추출할 수 있습니다.
RPA 연동 & 확장성
OCR 결과를 API 형태로 RPA 봇에게 전달해, 전후 공정까지 자동화할 수 있습니다.
ERP, 회계, 그룹웨어, 메일 시스템 등 다양한 사내 솔루션과 연동해, 엔드투엔드 자동화가 가능합니다.
FAQ (자주 묻는 질문)
Q1. 기존 OCR 솔루션과의 차이점은 무엇인가요?
A1. 기존 OCR은 정형 서식과 고화질 문서에선 비교적 인식이 잘 되지만, 다양한 폰트나 변형된 양식에는 취약했습니다. 딥러닝 기반 AI OCR은 다양한 문서 스캔본·표 양식·언어 혼합 상황에서도 높은 인식률을 유지합니다.
Q2. RPA는 꼭 필요한가요?
A2. OCR만으로도 문서 텍스트를 추출해 볼 수 있지만, ERP·회계·그룹웨어 등에 자동 입력하고, 파일명 변경·폴더 정리처럼 반복 업무를 자동화하려면 RPA가 필수적입니다. 필요 범위에 따라 부분만 도입할 수도 있습니다.
Q3. 다른 언어 문서나 외국계 지사와의 문서도 처리 가능한가요?
A3. 네, 영어·중국어·일본어 등의 OCR 모델도 지원 가능합니다. B기업은 해외 거래처와의 영문 계약서도 자동화 범위에 포함했습니다.
Q4. 개인정보 등 민감 데이터 유출 위험은 없나요?
A4. 모든 OCR 처리와 데이터 전송 과정은 암호화되어 진행되며, 사내 망 또는 안전한 클라우드 환경에서 동작합니다. 또한, 문서 접근 권한을 세분화해 민감 정보가 외부로 유출되지 않도록 관리합니다.
Q5. 초기 투자 비용이 부담스러울 수 있는데, ROI는 어느 정도인가요?
A5. 문서량·업무 프로세스 복잡도에 따라 ROI는 달라집니다. 다만 B기업의 사례처럼 처리 시간 단축, 인력 비용 절감, 오류 감소 효과를 감안하면, 1년 내 투자 회수를 기대하는 기업도 많습니다. 파일럿 프로젝트를 통해 실제 효과를 검증하는 방법도 있습니다.
문서 자동화로 업무 효율을 높이자
“종이 서류 정리와 입력에 낭비되는 시간을 줄이고 싶다면?”
B기업 사례에서 보듯, AI OCR와 RPA를 결합한 문서 자동화가 업무 효율, 정확도, 협업 품질까지 끌어올려줍니다. 반복적인 서류 작업에 인력을 낭비하지 않고, 더 중요한 의사결정과 고객 서비스에 집중할 수 있게 되죠.
이제는 한국딥러닝과 함께 AI OCR 솔루션을 도입해 보세요.
당신의 기업을 디지털 전환의 길로 안내하고, 문서 업무에 대한 고민을 해결해 드립니다.
