한국딥러닝의 AI OCR 솔루션 **DEEP OCR+**를 도입한 이후, 제안요청서 준비, 실적 정리, 계약 문서 추출, 급여 처리 등 핵심 비정형 문서 흐름을 자동화하여 문서처리 시간은 절반 이하로 줄이고, 오류율은 90% 이상 감소시키는 효과를 얻었습니다.
왜 현장 중심 기업일수록 문서 자동화가 필요한가?
현장에서 발생하는 문서는 단순 양식에 머물지 않습니다. 다양한 고객사, 지방자치단체, 협력사에서 요구하는 서류는 제각각이며, 입찰부터 정산까지 반복되는 수작업은 인력 소모가 크고, 오류도 빈번하게 발생합니다.
현실적인 업무 환경
나라장터/지자체 입찰에 필요한 제안서 작성용 서류
고객사에서 요구하는 특정 양식 문서 및 실적 보고서
계약서, 정산서, 세금계산서 등 거래 관련 문서 다수
현장직 근로자의 근무일지 및 급여 처리 서류
사람들이 많이 검색하는 현장 기업 문서 관련 키워드
서류 자동화 시스템
문서 OCR 솔루션
AI 문서 추출
현장문서 디지털화
제안서 자동작성
계약서 자동분석
실적 정리 자동화
급여 서류 OCR
이번 글에서는 한국딥러닝의 DEEP OCR+ 솔루션을 통해, 현장 중심 업무를 수행하는 Y기업이 어떻게 비정형 문서 자동화를 실현했는지 살펴봅니다.
입찰 제안서, 계약서, 실적 보고, 급여 정산 등 복잡하고 반복적인 서류 업무를 자동화함으로써, 문서 처리 시간은 줄이고 오류율은 대폭 낮춘 실제 사례를 통해, AI 기반 문서 OCR이 어떻게 실무 현장에 즉시 적용되어 생산성과 정확성을 높일 수 있는지 확인해보겠습니다.
Y기업의 페인 포인트: 반복과 누락의 수기 문서 업무
1️⃣ 제안요청서 작성을 위한 서류 확보 어려움
사업 수주를 위한 입찰에는 과거 실적, 인증서, 계약 내역 등 다양한 서류가 필요합니다.
이를 정리하려면 기존 문서를 일일이 열어보고 필요한 항목을 추출해야 하며, 내부 팀이 업무 시간을 들여 업무 과중이 심화되고 있었습니다.
2️⃣ 거래 문서 정리와 세금계산서 발행의 비효율성
계약, 정산, 매출 정리를 위한 문서가 사내 공유 폴더에 흩어져 있으며, 항목별 데이터 취합이 번거롭고 이중입력이 많았습니다.
세금계산서 발행 시에도 거래명, 단가, 납품일자 등을 문서에서 다시 추출해야 했습니다.
3️⃣ 고객사 요청 서류 준비 시간 과다
지자체 및 대형 유통 고객사에서 요구하는 실적 보고, 납품 증빙, 공문 회신 등을 위한 문서를 기존 문서에서 수기로 재편집해야 했습니다.
4️⃣ 현장직 인력의 급여 산정 어려움
현장 근무일지, 출근부, 작업지시서 등에서 근무시간과 작업 이력 확인이 수기로 이루어지고, 급여 계산 정확도와 피로도가 높았습니다.
해결 방안: DEEP OCR+로 현장 문서 자동화하기
한국딥러닝 DEEP OCR+는 비정형 문서까지 인식하고 구조화하는 고도화된 문서 자동화 플랫폼입니다.
✅ 제안서 및 입찰 문서 자동 정리
과거 입찰 문서, 실적증명서, 인증서 등에서 사업명, 수행연도, 발주처, 계약금액 등 핵심 필드를 자동 추출합니다.
자주 사용하는 제안양식에 자동 채워지는 엑셀 포맷 or JSON으로 정리해 내부 작성시간을 대폭 단축합니다.
✅ 계약 및 정산 문서의 거래 정보 추출
계약서에서 계약명, 계약기간, 공급가, 상대사 등을 자동 추출하고, 정산서에서는 공급내역, 단가, 세액 정보를 인식합니다.
이 데이터를 세금계산서와 매출 시스템과 연동하면 중복입력 없이 데이터 연결이 완료됩니다.
✅ 고객사 서류 대응 자동화
고객사 공문 요청이나 서류 회신에 필요한 과거 문서를 기준으로, 요구 조건에 맞는 데이터만 필터링하여 새로운 서식으로 생성됩니다.
반복되는 실적 증빙 요청에도 기존 문서 검색 시간을 절감합니다.
✅ 급여 관련 서류 자동화
작업일지, 출퇴근부, 인력 배치표 등 다양한 형식의 문서에서 근무일수, 출근시간, 작업내용 등 필드를 추출합니다.
추출된 데이터를 근태관리 시스템 또는 엑셀로 자동 변환하여 급여 계산에 활용할 수 있습니다.
기술 작동 원리: DEEP OCR+는 어떻게 작동하나?
1️⃣ 문서 레이아웃 및 시각 구조 인식
문서 내 표, 구획, 타이틀, 주석 등을 픽셀 단위로 분석하여 구조 단위별로 구분합니다.
문서가 병합되어 있을 경우, 페이지별 구분 및 서류 분할도 가능하게 지원합니다.
2️⃣ NLP 기반 의미 추출 및 필드 정규화
‘수행기관’, ‘발주처’, ‘업체명’, ‘청구금액’ 등 다양한 표현을 하나의 필드로 통일하는 정규화 기술 적용
문장의 의미를 자연어처리 기반으로 파악하여, 문맥에 따른 필드 추론이 가능합니다.
3️⃣ 실시간 출력 및 연동 구조
JSON, XML, CSV, XLS 등 다양한 포맷으로 데이터 출력 가능
내부 ERP, 전자세금계산서 시스템, 그룹웨어 등과 API 연동 → 자동 입력 완성
클라우드 및 온프레미스 방식 모두 지원하여 보안 요건에도 대응 가능
솔루션 도입 후 변화
1️⃣ 문서 확인 및 정리 시간 70% 이상 절감
제안요청서 준비 시 필요한 문서 정리에 소요되던 시간이 평균 2시간 → 30분 이하로 단축되었습니다.
계약 및 거래 문서의 핵심 정보도 수작업 정리 없이 추출되어, 문서당 약 10분 이상이 절감되었습니다.
2️⃣ 오류율 감소 및 데이터 신뢰도 향상
수기로 복사·입력하던 계약 조건, 실적 데이터 등에서 오타, 필드 누락, 계산 오류 발생이 급감하였습니다.
고객사 서류 회신의 정확도 향상으로 신뢰도 및 응대 속도 향상
3️⃣ 현장과 본사의 업무 흐름 통합
현장 문서를 자동으로 디지털화하여 본사와 실시간 연동 가능 → 급여, 정산, 작업 관리가 한 눈에 파악
근무정보 오류 확인과 정산 보고서 작성도 원클릭 자동화가 가능해졌습니다.
4️⃣ 정량적 성과
연간 4,000건 이상의 문서 자동 처리
근무일지 1건당 정리시간 7분 × 1,000건 = 약 120시간 이상 절감
정산문서 500건에서의 입력 오류 90% 감소
FAQ (자주 묻는 질문)
Q1. 문서 서식이 계속 바뀌어도 잘 작동하나요?
A. DEEP OCR+는 비정형 문서에 강한 Non-Training AI 기술로, 학습 없이도 새로운 문서 형식에 유연하게 대응합니다.
Q2. 시스템이 없는 중소기업도 쓸 수 있나요?
A. 가능합니다. 별도 시스템 없이도 엑셀 자동출력 구조로 사용 가능하며, 기존 업무 방식에 맞게 연동됩니다.
Q3. 외부 고객사 문서도 대응할 수 있나요?
A. 고객사에서 요구하는 양식의 문서도 업로드하면 구조를 인식하고, 필요한 정보를 추출합니다. 공문 양식이나 포맷이 달라도 대응 가능합니다.
Q4. 근무일지 같은 손글씨 문서도 처리 가능한가요?
A. 명확한 인쇄형 또는 타이핑 문서에 최적화되어 있으며, 손글씨는 인식 품질이 낮을 수 있으므로 스캔된 출력물 또는 디지털 양식을 추천드립니다.
Q5. 도입 비용이 부담되지 않나요?
A. 클라우드형 경량 패키지로 시작하면 초기비용 없이도 사용 가능하며, 문서 건수에 따라 월 단위 과금이 가능합니다.
지금, 현장을 위한 문서 자동화를 시작하세요
Y기업처럼 다양한 형태의 문서를 다루는 기업일수록, 문서 자동화의 효과는 큽니다.
업무 속도를 높이고
사람의 실수를 줄이고
내부 자료 활용도를 극대화하는 방법
바로 AI 기반 문서 자동화 솔루션 DEEP OCR+입니다.
복잡한 실무에 딱 맞는 자동화, 지금 바로 한국딥러닝과 상담해보세요.
본 내용은 다수의 유사 프로젝트 수행 경험을 바탕으로, 한국딥러닝 솔루션의 실제 적용 방식을 재구성한 예시입니다. 산업별 맞춤형 AI 적용 가능성을 확인해보세요.
